Como ser mais produtivo no trabalho e nos estudos [35 dicas]

Como aumentar a produtividade?

São muitos os fatores do dia a dia que podem nos fazer ter um dia produtivo: nossas prioridades, nossos prazos, nossos ambientes de trabalho e até nossa saúde.

Apesar disso, os fatores principais para se tornar uma pessoa produtiva são hábitos que devemos exercer diariamente. A boa notícia? Eles só dependem de nós mesmos.

Veja 35 dicas de como ser mais produtivo no trabalho, nos estudos, ou em qualquer outra área da sua vida.

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Como ser mais produtivo

Veja abaixo 35 dicas de como ter um dia mais produtivo:

1. Comece o mais cedo possível

Esta dica pode parecer óbvia, mas é muito importante. Se você costuma procrastinar, é preciso começar a trabalhar ou estudar assim que tiver a chance. Quanto mais você adiar, mais provável será que você deixará para amanhã. Faça primeiro, pense depois.

2. Anote suas tarefas em uma agenda

É difícil ser produtivo tentando se lembrar de todas as suas responsabilidades de cabeça.

Quando uma tarefa surgir, anote-a em algum lugar, mesmo que no celular. O ideal é fazer uma agenda com os prazos de cada dever para não esquecê-los. Muita gente prefere uma agenda física, mas você pode usar a do próprio celular. 

3. Planeje sua lista de tarefas à noite

Planeje o dia seguinte baseando-se na sua agenda todas as noites antes de dormir.

Isso permitirá que você acorde e já possa começar a ter um dia produtivo, ao invés de ter que gastar energia decidindo quais tarefas realizar.

4. Divida seus deveres em pequenas tarefas

Ao planejar suas tarefas, quebre-as em partes menores.

É difícil definir quanto tempo se gastará em um projeto grande, como “fazer ilustração”, mas fica mais fácil quando dividimos em partes menores, como “definir paleta de cores”, “escolher fonte” e assim por diante. Além disso, você ficará mais motivado ao finalizar essas tarefas menores e tirá-las da frente.

5. Defina metas e prazos

Além de definir quais são suas tarefas, é importante criar metas para bater. Dependendo do tipo do seu trabalho, elas podem ser diárias, a cada dois dias, semanais ou qualquer outra divisão de tempo que você preferir.

Apesar disso, é importante ter metas a curto e longo prazo, portanto, defina o que você quer atingir em um tempo longo, como em um ano ou mais.

É sempre bom seguir um modelo de plano de ação.

6. Crie recompensas

Após criar suas metas de curto e longo prazo, defina recompensas que você dará a si mesmo ao bater cada objetivo. Isso funciona como uma motivação extra.

O que usar como recompensa? O ideal é utilizar coisas pequenas:

7. Mantenha as recompensas pequenas

Imagine a seguinte situação:

Você quer correr dois quilômetros todos os dias. Para se motivar, decide que poderá comer um pequeno chocolate nos dias que bater a meta. Ou então poderá assistir a um episódio da sua série favorita.

Se um dia você acabar não batendo a meta, será uma tentação resistir ao chocolate na sua gaveta ou à série na televisão a sua frente. Ao cair na tentação, o esquema para de funcionar, porque inconscientemente você sabe que terá a recompensa de qualquer maneira.

E se, ao invés disso, você criar uma recompensa que não lhe tentará? Por exemplo, fazer uma marca em um calendário todos os dias que correr dois quilômetros. Ou fazer uma tabela em Excel com a visualização das metas pintadas em verde quando são atingidas. Dessa maneira você:

• Não será tentado a mentir e marcar um dia que não correu;
• Terá um registro de todos os dias em que bateu a meta, o que facilitará uma futura análise;
• Quanto mais metas bater metas, mais motivado você ficará, pois não vai querer quebrar o recorde de marcações deixando um dia em branco.

Quanto “menor” a recompensa, melhor. É contra-intuitivo, mas funciona.

8. Não faça diversas coisas ao mesmo tempo

Mesmo que você tenha dez coisas diferentes para realizar naquele dia, você será mais produtivo se focar em cada uma de uma vez ao invés de fazer malabarismo com suas tarefas e se sobrecarregar.

9. Determine o que estará no topo da lista

Como determinar quais tarefas focar primeiro? Ao determinar sua lista de coisas a fazer, no dia anterior, coloque no topo da lista:

• Coisas urgentes que devem ser entregues de manhã;
• Decisões que você preferiria tomar de cabeça fresca;
• Hábitos que você quer tornar rotineiros, como fazer exercícios;
• Tarefas curtas e fáceis. Elas te convencerão a começar a produzir no dia ao invés de procrastinar, e riscá-las da lista será uma motivação extra.

Além disso, uma técnica de produtividade muito utilizada é fazer imediatamente qualquer tarefa que apareça durante o dia e que leve menos de cinco minutos para ser feita. 

10. Livre-se da expectativa de perfeição e não planeje para sempre

Algo que talvez esteja te impedindo de começar a produzir é ser perfeccionista demais. Lembre-se que é melhor ter feito algo imperfeito do que não ter começado.

Além disso, começar a fazer algo imperfeito é sempre o primeiro passo de uma grande obra. Por exemplo, se você está tentando escrever um livro e no final do dia o resultado é sempre uma página em branco, é melhor permitir-se escrever um capítulo ruim. No dia seguinte você já terá algo para editar e refletir sobre como melhorar, o que é muito melhor do que uma página em branco.

11. Identifique seu período mais produtivo

Eu jurava que não produzia bem de manhã, até tentar acordar cedo para fazer o que eu gosto. Agora, escrever tomando um café antes do sol nascer é um dos meus momentos preferidos do dia.

Você pode descobrir algo parecido. Como teste, tente produzir em diversos momentos do dia para entender qual o momento que você é mais produtivo: de manhã, de noite, e até de madrugada, se seu estilo de vida permitir. Autoconhecimento é um ativo valioso.

12. Use ferramentas de produtividade

Existem diversas ferramentas que prometem aumentar sua produtividade. Buscando, você verá que muitas são de graça. Teste algumas e acabará encontrando uma que funciona com você.

Conheça as principais ferramentas para produtividade.

13. Use a técnica pomodoro

Um dos métodos de produtividade mais populares no mundo, e um que eu particularmente uso todos os dias, é a técnica pomodoro.

De maneira simplificada, a técnica pomodoro consiste nos seis passos abaixo:

Liste as tarefas a serem feitas e decida em qual vai focar nos próximos 25 minutos;

• Comece a contar os 25 minutos em um cronômetro;
• Trabalhe durante estes 25 minutos na tarefa determinada, sem intervalos;
• Pare quando o tempo expirar, e faça uma marquinha em um papel; 
• Descanse cerca de 5 minutos caso você tenha menos de 4 marcações;
• Descanse de 10 a 30 minutos caso você já tenha 4 marcações. Volte para a etapa 1.

14. Faça pausas

Um dos pontos principais da técnica pomodoro, e um hábito que você deve implementar mesmo que não estiver usando o método, é fazer pausas.

As pausas, se curtas e nos momentos corretos, irão permitir que você trabalhe por períodos mais longos sem se esgotar rapidamente, além de servir como um momento de reflexão sobre o que foi feito e uma oportunidade de perceber erros e ineficiências.

Para quem estuda, as pausas são ainda mais valiosas, já que permitem a assimilação do conteúdo.

15. Elimine as distrações

O que te distrai e te impede de ser mais produtivo? É um aplicativo no celular? A internet? O videogame?

Elimine estas distrações. Tire o modem da tomada, delete o aplicativo até o fim do dia e guarde o videogame na gaveta.

16. Encontre coisas que estejam ocupando muito tempo

Talvez essas distrações não sejam coisas que você pode simplesmente eliminar, ou sejam até mesmo parte essencial do trabalho. Um exemplo clássico é ficar checando o e-mail profissional a cada cinco minutos.

Contanto que você identifique qual é o problema, poderá impedir estas interrupções. Por exemplo, você pode desativar as notificações do Outlook e checar o e-mail somente uma vez por hora.

Dizem que levamos mais de vinte minutos para voltar a nos concentrar 100% em uma tarefa após uma interrupção. Segundo um estudo da Universidade da Califórnia, mesmo que nós compensemos o tempo perdido trabalhando mais rápido, o resultado dessas pequenas interrupções é mais estresse no fim do dia.

17. Não aceite todas as tarefas que surgem

É preciso saber dizer não. Especialmente no trabalho, quando você já está no seu limite de tarefas e alguém te pergunta se seria possível incluir algo mais. Será pior se você não conseguir entregar tudo do que se você disser com honestidade que não pode pegar mais uma responsabilidade.

Ao fazer um currículo com o gerador de currículos da Zety, você só precisa arrastar e soltar os elementos que desejar (habilidades, experiências...). Existe até um corretor ortográfico para deixar seu currículo perfeito.

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Ao terminar, o gerador de currículos da Zety avaliará o seu currículo e te dirá o que você precisa corrigir para fazer um currículo ainda melhor.

18. Organize-se

Muitas das dicas dessa lista poderiam caber dentro desta, mas é importante ressaltar: organize-se. Isso permitirá com que você foque em ser produtivo sem dificuldades extras, como encontrar aquele documento que você esqueceu onde guardou.

19. Crie um bom ambiente de trabalho

Uma cadeira desconfortável, barulhos desnecessários e papéis empilhados no espaço de trabalho. Esse tipo de coisa pode estar te impedindo de ser mais produtivo.

Crie um espaço organizado e profissional em que você possa produzir eficientemente. Esta dica é especialmente importante para quem faz home office.

Se você trabalha remotamente, também pode tentar produzir fora de casa, como em um café ou uma biblioteca, e comparar sua produtividade.

20. Delegue tarefas

Você tem dificuldade em delegar?

Muita gente tende a fazer pessoalmente aquilo que quer que seja bem feito, e acaba se sobrecarregando. Lembre-se: se você é um gerente ou supervisor, seu tempo deve ser gasto revisando e garantindo a qualidade do trabalho, portanto delegar é preciso.

Se você não está em um cargo gerencial, mas tem gente que te ajude, como um cônjuge, garanta que as responsabilidades estejam bem divididas e que ninguém esteja sobrecarregado e incapaz de produzir bem. 

21. Encontre momentos para produtividade

Analise seu dia e reflita sobre quais momentos você está deixando de ser produtivo. Por exemplo, você pode planejar seu dia ou estudar no ônibus. Até dirigindo você pode escutar um e-book e se desenvolver.

22. Se tiver muita coisa na cabeça, passe para o papel

Se você estiver tendo dificuldade em determinada tarefa, tente passar o problema para o papel e visualizar a solução.

É a mesma lógica de fazer uma conta de cabeça contra uma conta no papel: nossa cabeça tem um limite de coisas que podemos pensar ao mesmo tempo, e o papel serve como uma extensão da mente.

23. ideias em um caderno

Se você tiver uma boa ideia, não confie que se lembrará, anote.

Carregue consigo algo em que possa anotar suas boas ideias, seja um caderno e caneta, ou mesmo um documento no seu celular.

24. Evite decisões desnecessárias

Já se perguntou por que Steve Jobs sempre usava gola alta preta e calças jeans? Ou por que Mark Zuckerberg normalmente aparece de camiseta cinza ou azul?

Para serem mais produtivos.

Tomar decisões é uma atividade cerebral e nos desgasta, mesmo que pequenas, como ao escolher que roupa usar. É o chamado decision fatigue em inglês.

Até Einstein disse que usava sempre o mesmo tipo de roupa porque não queria desperdiçar esforços decidindo o que vestir.

Por isso muita gente produz melhor de manhã, e você deve evitar tomar decisões desnecessárias durante o dia.

Um estudo da Universidade de Princeton descobriu diferenças em padrões de tomadas de decisão de juízes dependendo de quantos outros casos haviam julgado no mesmo dia.

Você verá que visto apenas ternos cinzas ou azuis. Estou tentando reduzir as decisões. Eu não quero tomar decisões sobre o que estou comendo ou vestindo, porque tenho muitas outras decisões a tomar.

25. Gaste menos tempo com coisas desnecessárias

Quer ter um dia mais produtivo? Analise sua rotina e encontre atividades que poderiam ser feitas em menos tempo com algum sacrifício. Por exemplo:

• Use roupas de tecidos fáceis de passar, para perder menos tempo passando roupa;
• Gaste menos tempo comendo. No Brasil temos uma hora de almoço protegida por lei para quem trabalha 8 horas, mas se você comer mais rápido pode trabalhar em projetos pessoais nesse tempo. Outra maneira de ganhar tempo é pedir comida ao invés de sair do escritório todos os dias.

26. Prefira e-mail do que reuniões

Quem nunca saiu de uma reunião pensando “isso poderia ter sido só um e-mail”?

Seja a mudança que quer ver no mundo! Mande um e-mail ao invés de marcar uma reunião. Veja nosso artigo: Como enviar um e-mail de maneira eficiente.

27. Aprenda atalhos no teclado

Praticando atalhos de teclado você poderá produzir mais em menos tempo.

No começo você digitará mais lentamente, mas com prática os atalhos se tornarão intuitivos. Além de produzir mais, você impressionará os colegas de trabalho.

28. Ouça músicas ou sons ambientes

Se barulhos estiverem impedindo que você seja mais produtivo, ou se você não produz bem em silêncio, uma boa opção pode ser trabalhar ouvindo música, ou ouvindo sons ambientes como os da natureza.

29. Abra mão de fazer algumas coisas

Infelizmente, não podemos fazer tudo o que queremos, e temos que abrir mão não só de responsabilidades, mas também de coisas que gostamos de fazer. Analise sua rotina criticamente e encontre atividades que tomam muito tempo e não produzem resultados.

30. Faça algo que você gosta

Em contraponto, fazer algo prazeroso é essencial para ser produtivo. Se está só trabalhando, algo está errado. Encontre um tempo para uma atividade que você ama, busque novos hobbies ou volte a fazer algo que você gostava.

O que poderia ser melhor que uma carta de apresentação que combina perfeitamente com seu currículo? Você pode criar sua carta de apresentação online aqui, usando o mesmo modelo do seu currículo. Os seus documentos podem ter esta aparência:

Veja mais modelos de cartas de apresentação e comece a escrever a sua.

31. Tome um banho frio

Se você está se sentido sobrecarregado em casa, e não consegue mais produzir, um banho frio pode ser o que vai te despertar e recarregar suas energias. Além disso, a pausa serve para que seu cérebro pense sobre a atividade que estava fazendo, e você pode encontrar uma solução inesperada.

32. Tome um copo d’água gelada

Está no trabalho e não pode tomar um banho frio? Ou não tem tempo? Tome um copo d’água gelada. Comprovadamente ele te deixará mais desperto e é mais saudável do que tomar café.

33. Saúde

Por falar em saúde, ela é essencial para ser produtivo.

Além disso, existem coisas simples relacionadas a saúde que impactarão diretamente na sua produtividade, como:

• Dormir bem;
• Boa postura;
• Meditação.

34. Tire férias

Às vezes, tudo o que precisamos é de férias. Nada vai te recarregar as energias e te preparar para produzir mais do que um devido descanso.

35. Revise os resultados

Independentemente de quais técnicas de produtividade você aplicar, é importante medir sua produtividade, comparando o tempo gasto antes e depois da técnica, e ver se está sendo eficiente ou não. Analise os resultados criticamente e veja o que pode ser melhorado.

Obrigado por ler. Espero que o artigo tenha te dado boas ideias de como ser mais produtivo. Se você tem alguma dica extra, sugestão ou dúvida, deixe no campo de comentários abaixo!